MEMAHAMI TIM KERJA

Sebuah tim adalah sekelompok orang-orang dalam jumlah kecil dengan ketrampilan yang berbeda yang berkomitmen terhadap tujuan, ukuran kinerja, dan pendekatan yang sama; yang tanggung jawabnya diambil bersama.

Membentuk team kerja yang baik dan kokoh memerlukan sebuah perjuangan yang hebat. Karena hasilnya pun akan sangat beragam sesuai dengan upaya yang dilakukan. Apabila sebuah dream team terbentuk, maka akan memberikan kontribusi yang sangat besar, baimk bagi pribadi atau perusahaan. Tetapi semakin banyak halangan yang muncul seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi dan semakin kompleksnya kebutuhan manusia.

Untuk itu sangat diperlukan sebuah tim kerja yang solid. Tim ini nantinya akan bisa menjadi pemberi solusi yang hebat bagi kehidupan organisasi.

Tipe/Jenis-jenis Tim :

Tim dapat diklasifisikan berdasarkan sasarannya. Bentuk yang paling umum digunakan dalam organisasi atau perusahaan adalah :

•                     Tim Pemecah Masalah

Tim ini terdiri dari 5 sampai 12 karyawan jam-jaman dari suatu departemen yang bertemu selama beberapa jam tiap pekan untuk membahas perbaikan kualitas, efisiensi dan lingkungan kerja. Dalam tim pemecah masalah, anggota bernagi gagasan atau menawarkan saran mengenai bagaimana proses dan metode kerja dapat diperbaiki. Tetapi jarang tim-tim diberi wewenang untuk melaksanakan secara sepihak setiap tindakan mereka yang disarankan.

•                     Tim Kerja Pengelola Diri

Tim kerja pengelola diri adalah kelompok karyawan (biasanya 10 sampai 15 orang) yang memikul tanggung jawab dari mantan penyelia mereka. Tim ini mencakup kerja tentang perencanaan dan penjadwalan kerja, kontrol kolektif atas langkah kerja, membuat keputusan operasi dan mengambil tindakan atas permasalahan. Tim ini bahkan memilih anggotanya sendiri dan menyuruh anggota itu untuk saling menilai kinerja.

•                     Tim Lintas Fungsional.

Tim lintas fungsional adalah tenaga kerja dari tingkat hirarki yang sama, tetapi dari tempat pekerjaan yang berbeda. Tim lintas fungsional merupakan cara efektif yang memungkinkan orang-orang dari aneka bidang dalam suatu organisasi (atau bahkan antar organisasi) untuk bertukar informasi, mengembangkan gagasan baru dan memecahkan masalah, serta mengkoordinasikan proyek yang rumit.

•                     Tim Virtual

Tim Virtual adalah tim yang menggunakan teknologi komputer untuk mengikat secara fisik secara bersama membagi anggota untuk mencapai tujuan bersama. Mereka mengizinkan orang untuk bergabung secara langsung dengan menggunakan komunikasi langsung diantaranya seperti lokasi jaringan kerja, video konfrensi dan e-mail. Tim virtual terdiri atas anggota – anggota yang tersebar secara geografis dan organisasional yang terikat terutama oleh kemajuan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tim virtual sering meliputi para pekerja lepas, anggota organisasi rekanan, pelanggan, pemasok, konsultan, atau pihak – pihak luar lainnya. Salah satu keuntungan utama tim virtual adalah kemampuan untuk dengan cepat mengumpulkan kelompok orang yang paling tepat untuk menyelesaikan proyek yang kompleks, memecahkan masalah tertentu, atau mengekploitasi peluang strategis tertentu.

Membentuk Tim Kerja yang Efektif,Ciri-ciri tim yang efektif :

Tujuan yang sama.

Jika semua anggota tim mendayung ke arah yang sama, pasti kapal yang didayung akan lebih cepat sampai ke tempat tujuan, dari pada jika ada anggota tim yang mendayung ke arah yang berbeda, berlawanan, ataupun tidak mendayung sama sekali karena bingung ke arah mana harus mendayung. Jadi, pastikan bahwa tim memiliki tujuan dan semua anggota tim Anda tahu benar tujuan yang hendak dicapai bersama, sehingga mereka yakin ke arah mana harus mendayung.

Antusiasme yang tinggi.

Pendayung akan mendayung lebih cepat jika mereka memiliki antusiasme yang tinggi. Antusiasme tinggi bisa dibangkitkan jika kondisi kerja juga menyenangkan: anggota tim tidak merasa takut menyatakan pendapat, mereka juga diberi kesempatan untuk menunjukkan keahlian mereka dengan menjadi diri sendiri, sehingga kontribusi yang mereka berikan juga bisa optimal.

Peran dan tanggung jawab yang jelas.

Jika semua ingin menjadi pemimpin, maka tidak akan ada yang mendayung. Sebaliknya, jika semua ingin menjadi pendayung, maka akan terjadi kekacauan karena tidak ada yang memberi komando untuk kesamaan waktu dan arah mendayung. Intinya, setiap anggota tim harus mempunyai peran dan tanggung jawab masing-masing yang jelas. Tujuannya adalah agar mereka tahu kontribusi apa yang bisa mereka berikan untuk menunjang tercapainya tujuan bersama yang telah ditentukan sebelumnya.

Komunikasi yang efektif.

Dalam proses meraih tujuan, harus ada komunikasi yang efektif antar-anggota tim. Strateginya: Jangan berasumsi. Artinya, jika Anda tidak yakin semua anggota tim tahu apa yang harus menjadi prioritas utama untuk diselesaikan, jangan berasumsi, tanyakan langsung kepada mereka dan berikan informasi yang mereka perlukan. Jika Anda tidak yakin bahwa tiap anggota tim tahu bagaimana melakukan ataupun menyelesaikan suatu tugas, jangan berasumsi mereka tahu, melainkan informasikan atau tujukanlah kepada mereka cara melakukannya. Komunikasi juga perlu dilakukan secara periodik untuk tujuan monitoring (misalnya: sudah seberapa jauh tugas diselesaikan) dan correcting (misalnya: apakah ada kesalahan yang perlu diperbaiki dalam menyelesaikan tugas yang telah ditentukan).

Resolusi Konflik.

Peace is not the absence of conflict, but the presence of justice. Ini merupakan pendapat Martin Luther King. Rasanya hal ini berlaku pula pada pencapaian sebuah tujuan. Dalam mencapai tujuan mungkin saja ada konflik yang harus dihadapi. Tetapi konflik ini tidak harus menjadi sumber kehancuran tim. Sebaliknya, konflik ini yang dapat dikelola dengan baik bisa dijadikan senjata ampuh untuk melihat satu masalah dari berbagai aspek yang berbeda sehingga bisa diperoleh cara baru, inovasi baru, ataupun perubahan yang memang diperlukan untuk melaju lebih cepat ke arah tujuan. Jika terjadi konflik, jangan didiamkan ataupun dihindari. Konflik yang tidak ditangani secara langsung akan menjadi seperti kanker yang menggerogoti semangat tim. Jadi, konflik yang ada perlu segera dikendalikan.

Shared power.

Jika ada anggota tim yang terlalu dominan, sehingga segala sesuatu dilakukan sendiri, atau sebaliknya, jika ada anggota tim yang terlalu banyak menganggur, maka pasti ada ketidak beresan dalam tim yang lambat laun akan membuat tim menjadi tidak efektif. Jadi, tiap anggota tim perlu diberikan kesempatan untuk menjadi ”pemimpin”, menunjukkan ”kekuasaannya” di bidang yang menjadi keahlian dan tanggung jawab mereka masing-masing. Sehingga mereka merasa ikut bertanggung jawab untuk kesuksesan tercapainya tujuan bersama.

Keahlian.

Bayangkan sebuah paduan suara dengan anggota memiliki satu jenis suara saja: sopran saja, tenor saja, alto saja, atau bas saja. Tentu suara yang dihasilkan akan monoton. Bandingkan dengan paduan suara yang memiliki anggota dengan berbagai jenis suara yang berbeda (sopran, alto, tenor dan bas). Paduan suara yang dihasilkan pasti akan lebih harmonis. Demikian pula dengan tim kerja. Tim yang terdiri dari anggota-anggota dengan berbagai keahlian yang saling menunjang akan lebih mudah bekerja sama mencapai tujuan. Berbagai keahlian yang berbeda tersebut dapat saling menunjang sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah dan lebih cepat diselesaikan. Anggota tim dengan keahlian yang berbeda juga bisa saling memperluas perspektif and memperkaya keahlian masing-masing Apresiasi. Tiap anggota yang telah berhasil melakukan apa yang menjadi tanggung jawabnya dengan baik, atau telah memberikan kontribusi positif bagi keuntungan tim, pantas mendapat apresiasi. Tentu saja apresiasi yang diberikan dengan tulus akan lebih terasa dampaknya. Apresiasi bisa menambah semangat anggota tim yang bersangkutan untuk terus berprestasi. Apresiasi tidak harus diberikan dalam bentuk uang. ”Saya sangat menghargai ketulusan Anda membantu pelanggan memilih produk kita yang paling tepat untuknya,” merupakan satu bentuk apresiasi sederhana berupa kata-kata tulus.  Banyak bentuk apresiasi lain yang bisa diberikan, misalnya: promosi, bonus dalam berbagai bentuk (wisata keluarga yang dengan menggunakan fasilitas transportasi dan vila perusahaan, beasiswa bagi anak).

Evaluasi.

Bagaimana sebuah tim bisa mengetahui sudah sedekat apa mereka dari tujuan, jika mereka tidak menyediakan waktu sejenak untuk melakukan evaluasi? Evaluasi yang dilakukan secara periodik selama proses pencapaian tujuan masih berlangsung bisa membantu mendeteksi lebih dini penyimpangan yang terjadi, sehingga bisa segera diperbaiki. Evaluasi juga bisa dilakukan tidak sekadar untuk koreksi, tetapi untuk mencari cara yang lebih baik. Evaluasi bisa dilakukan dalam berbagai cara: observasi, riset pelanggan, riset karyawan, interview, evaluasi diri, evaluasi keluhan pelanggan yang masuk, atau sekedar polling pendapat pada saat meeting.

Komponen penting untuk menciptakan tim yang efektif dapat digolongkan dalam empat kategori umum. Kategori pertama rancangan pekerjaan, kedua berkaitan dengan komposisi tim. ketiga adalah sumber dan konstekstual lain yang menciptakan tim menjadi efektif. Terakhir,  proses variabel yang menunjukkan sesuatu yang terjadi dalam tim yang mempengaruhi efektifitas.

Manfaat tim

•                     Meningkatkan produktivitas

•                     Meningkatkan kualitas

•                     Meningkatkan moral karyawan

•                     Menekan overhead

•                     Stress akibat pekerjaan berkurang

•                     Tanggung jawab dipikul bersama

•                     Anggota tim memiliki penghargaan lebih besar terhadap diri sendiri

•                     Semua anggota diberi balas jasa dan diakui keberadaannya

•                     Semua anggota mampu saling mempengaruhi (meluaskan lingkaran pengaruh)

•                     Semua anggota mengalami rasa keberhasilan mencapai sesuatu.

Mengubah individu menjadi pemain tim

a. Tantangan

            Penghalang besar dalam menggunakan tim kerja adalah penolakan individual. Sukses seorang karyawan tidak lagi didefinisikan dalam kinerja individu.untuk berkinerja baik sebagai anggota tim, individu-individu harus mampu berkomunikasi secara terbuka dan jujur; menghadapi perbedaan-perbedaan dan memecahkan konflik-konflik; serta menghaluskan tujuan pribadi untuk kebaikan tim. Tantangan menciptakan pemain tim akan paling besar jika ; budaya nasional sangat individualistik dan tim itu akan dimasukkan ke dalam suatu organisasi yang mapan yang secara historis menghargai prestasi individual.

b. Membentuk pemain tim,Berikut ini beberapa cara  yang dapat  dilakukan untuk mengubah individu menjadi pemain tim :

Seleksi

Beberapa orang telah memiliki keterampilan antar pribadi untuk menjadi pemain tim yang  efektif. Ketika mempekerjakan anggota tim, disamping keterampilan teknis yang diperlukan untuk mengisi pekerjaan itu, harus dipastikan pula bahwa calon dapat memenuhi peran tim mereka maupun persyaratan teknis. Banyak calon yang melamar pekerjaan tidak mempunyai keterampilan tim. Bila menghadapi calon semacam ini, pada dasarnya para  manajer atau pimpinan mempunyai tiga pilihan :

•                     Calon dapat menjalani pelatihan untuk membuat mereka menjadi pemain tim.

•                     Mentransfer individu itu ke unit lain didalam organisasi tanpa tim.

•                     Tidak mempekerjakan calon itu.

Pelatihan

Sebagian besar orang yang dibesarkan pada lingkungan yang mementingkan prestasi individual dapat dilatih untuk menjadi pemaian tim. Spesialis  pelatihan menjalankan latihan-latihan yang memungkinkan karyawan untuk mengalami kepuasan yang dapat diberikan oleh kerja tim.

Ganjaran

Sistem ganjaran perlu diperbaiki untuk mendorong upaya kooperatif bukannya kompetitif. Promosi, kenaikan upah dan bentuk-bentuk pengakuan lain hendaknya diberikan kepada individu untuk keefektifan mereka sebagai seorang anggota tim yang kolaboratif

YANG HARUS DIPERTIMBANGKAN PEMIMPIN/MANAJER DALAM MEMBENTUK SEBUAH TIM

•                      Tingkat kemampuan teknis yang dimiliki anggota-anggota tim yang potensial

•                      Tingkat kecakapan dalam hubungan antarpribadi yang dimiliki anggota- anggota tim        yang potensial

•                      Sifat-sifat kepribadian

•                      Perilaku antarpribadi

•                      Keterampilan berkomunikasi dan

•                      Keterampilan administrasi

Kemudian, sebuah tim harus membangun komitmen terhadap tujuan dan ukuran kinerja bersama. Tanpa adanya tujuan bersama tersebut, para anggota tim akan menjadi bingung, apatis, dan kembali memprioritaskan tujuan individu mereka. Tujuan tersebut bisa diturunkan dari atas, tetapi lebih baik bila dihasilkan bersama-sama oleh semua anggota tim melalui proses diskusi yang sehat (’sehat’ di sini bukan berarti damai. Perdebatan keras bisa terjadi, namun semua suara wajib dikeluarkan dan didengarkan, dan semua orang sepakat untuk menghormati hasil akhir).

Selain komitmen terhadap tujuan bersama, tim juga harus berkomitmen terhadap pendekatan yang disepakati bersama. Semua anggota tim harus setuju bagaimana cara mereka membagi tugas dan waktu, bagaimana jadwalnya, bagaimana dengan kepemimpinan tim (ditunjuk, digilir, atau lainnya) dan hal-hal lain yang bersifat administratif dan ekonomis.

Semua anggota tim memiliki tanggung jawab bersama atas pencapaian kinerja tim. Persyaratan inilah yang sering tidak bisa dipenuhi oleh sebuah kelompok kerja. Kelompok kerja tidak memiliki tanggung jawab bersama. Wujud tanggung jawab terbesar bisa terjadi bila semua anggota tim secara tulus berjanji pada diri sendiri dan anggota-anggota lainnya untuk menjadikan pencapaian kinerja tim sebagai tujuan individunya. Tim yang berhasil mendapatkan komitmen demikian kemungkinan besar akan menjadi tim yang efektif.