Konflik

Definisi KonflikKonflik sebagai suatu proses yang dimulai ketika satu pihak memiliki persepsi  bahwa  pihak lain akan atau  telah mempengaruhi secara negatif, sesuatu yg menjadi kepedulian atau kepentingan  pihak pertama.Konflik (organisasi) dapat terjadi karena perbedaan pendapat, pandangan, interpretasi, persepsi serta kepentingan antar individu atau antar kelompok dalam organisasi, yang menimbulkan bertentangan atau perselisihan.Keberadaan konflik dalam organisasi dalam organisasi ditentukan oleh persepsi individu atau kelompok. Jika mereka tidak menyadari adanya konflik di dalam organisasi maka secara umum . konflik tersebut dianggap tidak ada. Sebaliknya, jika mereka mempersepsikan bahwa di dalam organisasi telah ada konflik maka konflik tersebut telah menjadi kenyataan.

Pandangan Konflik ada 3:
Robbin mengatakan konflik dalam organisasi disebut sebagai The Conflict Paradoks, yaitu pandangan bahwa di sisi konflik dianggap dapat meningkatkan kinerja kelompok, tetapi di sisi lain kebanyakan kelompok dan organisasi berusaha untuk meminimalisasikan konflik. Pandangan ini dibagi menjadi tiga bagian, antara lain:
1. Pandangan tradisional (The Traditional View). Pandangan ini menyatakan bahwa konflik itu hal yang buruk, sesuatu yang negatif, merugikan, dan harus dihindari. Konflik disinonimkan dengan istilah violence, destruction, dan irrationality. Konflik ini merupakan suatu hasil disfungsional akibat komunikasi yang buruk, kurang kepercayaan, keterbukaan di antara orang – orang, dan kegagalaan manajer untuk tanggap terhadap kebutuhan dan aspirasi karyawan.Oleh karena itu konflik harus dihindari.
2. Pandangan hubungan manusia (The Human Relation View. Pandangan ini menyatakan bahwa konflik dianggap sebagai suatu peristiwa yang wajar terjadi di dalam kelompok atau organisasi. Konflik dianggap sebagai sesuatu yang tidak dapat dihindari karena di dalam kelompok atau organisasi pasti terjadi perbedaan pandangan atau pendapat antar anggota. Oleh karena itu, konflik harus dijadikan sebagai suatu hal yang bermanfaat guna mendorong peningkatan kinerja organisasi. Dengan kata lain, konflik harus dijadikan sebagai motivasi untuk melakukan inovasi atau perubahan di dalam tubuh kelompok atau organisasi.
3. Pandangan interaksionis (The Interactionist View). Pandangan ini cenderung mendorong suatukelompok atau organisasi terjadinya konflik. Hal ini disebabkan suatu organisasi yang kooperatif, tenang, damai, dan serasi cenderung menjadi statis, apatis, tidak aspiratif, dan tidak inovatif. Oleh karena itu, menurut pandangan ini, konflik perlu dipertahankan pada tingkat minimum secara berkelanjutan sehingga tiap anggota di dalam kelompok tersebut tetap semangat, kritis – diri, dan kreatif.

Faktor penyebab konflik
• Perbedaan individu, yang meliputi perbedaan pendirian dan perasaan.Setiap manusia adalah individu yang unik. Artinya, setiap orang memiliki pendirian dan perasaanyang berbeda-beda satu dengan lainnya. Perbedaan pendirian dan perasaan akan sesuatu hal atau lingkungan yang nyata ini dapat menjadi faktor penyebab konflik sosial, sebab dalam menjalani hubungan sosial, seseorang tidak selalu sejalan dengan kelompoknya. Misalnya, ketika berlangsung pentas musik di lingkungan pemukiman, tentu perasaan setiap warganya akan berbeda-beda. Ada yang merasa terganggu karena berisik, tetapi ada pula yang merasa terhibur.
• Perbedaan latar belakang kebudayaan sehingga membentuk pribadi-pribadi yang berbeda.Seseorang sedikit banyak akan terpengaruh dengan pola-pola pemikiran dan pendirian kelompoknya. Pemikiran dan pendirian yang berbeda itu pada akhirnya akan menghasilkan perbedaan individu yang dapat memicu konflik.
• Perbedaan kepentingan antara individu atau kelompok.Manusia memiliki perasaan, pendirian maupun latar belakang kebudayaan yang berbeda. Oleh sebab itu, dalam waktu yang bersamaan, masing-masing orang atau kelompok memiliki kepentingan yang berbeda-beda. Kadang-kadang orang dapat melakukan hal yang sama, tetapi untuk tujuan yang berbeda-beda. Sebagai contoh, misalnya perbedaan kepentingan dalam hal pemanfaatan hutan. Para tokoh masyarakat menanggap hutan sebagai kekayaan budaya yang menjadi bagian dari kebudayaan mereka sehingga harus dijaga dan tidak boleh ditebang. Para petani menbang pohon-pohon karena dianggap sebagai penghalang bagi mereka untuk membuat kebun atau ladang. Bagi para pengusaha kayu, pohon-pohon ditebang dan kemudian kayunya diekspor guna mendapatkan uang dan membuka pekerjaan. Sedangkan bagi pecinta lingkungan, hutan adalah bagian dari lingkungan sehingga harus dilestarikan. Di sini jelas terlihat ada perbedaan kepentingan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya sehingga akan mendatangkan konflik sosial di masyarakat. Konflik akibat perbedaan kepentingan ini dapat pula menyangkut bidang politik, ekonomi, sosial, dan budaya. Begitu pula dapat terjadi antar kelompok atau antara kelompok dengan individu, misalnya konflik antara kelompok buruh dengan pengusaha yang terjadi karena perbedaan kepentingan di antara keduanya. Para buruh menginginkan upah yang memadai, sedangkan pengusaha menginginkan pendapatan yang besar untuk dinikmati sendiri dan memperbesar bidang serta volume usaha mereka.
• Perubahan-perubahan nilai yang cepat dan mendadak dalam masyarakat.
Perubahan adalah sesuatu yang lazim dan wajar terjadi, tetapi jika perubahan itu berlangsung cepat atau bahkan mendadak, perubahan tersebut dapat memicu terjadinya konflik sosial. Misalnya, pada masyarakat pedesaan yang mengalami proses industrialisasi yang mendadak akan memunculkan konflik sosial sebab nilai-nilai lama pada masyarakat tradisional yang biasanya bercorak pertanian secara cepat berubah menjadi nilai-nilai masyarakat industri. Nilai-nilai yang berubah itu seperti nilai kegotongroyongan berganti menjadi nilai kontrak kerja dengan upah yang disesuaikan menurut jenis pekerjaannya. Hubungan kekerabatan bergeser menjadi hubungan struktural yang disusun dalam organisasi formal perusahaan. Nilai-nilai kebersamaan berubah menjadi individualis dan nilai-nilai tentang pemanfaatan waktu yang cenderung tidak ketat berubah menjadi pembagian waktu yang tegas seperti jadwal kerja dan istirahat dalam dunia industri. Perubahan-perubahan ini, jika terjadi seara cepat atau mendadak, akan membuat kegoncangan proses-proses sosial di masyarakat, bahkan akan terjadi upaya penolakan terhadap semua bentuk perubahan karena dianggap mengacaukan tatanan kehiodupan masyarakat yang telah ada

Proses Konflik

1.      Tahap 1: Potensi Pertentangan atau Ketidakselarasan

Tahap pertama ini adalah munculnya kondisi-kondisi yang menciptakan peluang bagi pecahnya konflik. Kondisi-kondisi tersebut tidak harus mengarah langsung pada konflik, tetapi salah satunya diperlukan jika konflik akan muncul. Secara sederhana, kondisi-kondisi tersebut dapat dipadatkan ke dalam tiga kategori umum, yaitu:

a.       Komunikasi

Sebuah ulasan mengenai penelitian menunjukkan bahwa konotasi kata yang menimbulkan makna yang berbeda, pertukaran informasi yang tidak memadai, dan kegaduhan pada saluran komunikasi merupakan hambatan komunikasi dan kondisi potensial pendahulu yang menimbulkan konflik. Penelitian menunjukkan bahwa potensi konflik meningkat ketika terjadi terlalu sedikit atau terlalu banyak informasi. Jelas, meningkatnya komunikasi menjadi fungsional sampai pada suatu titik, dan diatasnya dengan terlalu banyak komunikasi, meningkat pula potensi konflik.

b.      Struktur

Istilah struktur digunakan dalam konteks ini untuk mencakup variabel-variabel seperti ukuran, kadar spesialisasi dalam tugas-tugas yang diberikan kepada anggota kelompok, keserasian antara anggota dan tujuan, gaya kepemimpinan, sistem imbalan, dan kadar ketergantungan antar kelompok. Penelitian menunjukkan bahwa ukuran dan spesialisasi bertindak sebagai daya yang merangsang konflik. Semakin besar kelompok dan semakin terspesialisasi kegiatan-kegiatannya, semakin besar pula kemungkinan terjadinya konflik. Semakin besar ambiguitas dalam mendefinisikan secara tepat dimana letak tanggung jawab atas tindakan, semakin besar potensi munculnya konflik.

c.       Variabel-variabel Pribadi

Kategori ini meli[uti kepribadian, emosi, dan nilai-nilai. Bukti menunjukkan bahwa jenis kepribadian tertentu memiliki potensi memunculkan konflik. Emosi juga dapat menyebabkan konflik. Nilai yang berbeda-beda yang dianut tiap-tiap anggota dapat menjelaskan munculnya konflik

2.      Tahap 2: Kognisi dan Personalisasi

Sebagaimana yang telah disinggung dalam definisi mengenai konflik, disyaratkan adanya persepsi. Karena itu, salah satu pihak (atau lebih) harus menyadari adanya kondisi-kondisi pendahulu. Namun karena suatu konflik yang dipersepsi, tidak berarti bahwa konflik itu dipersonalisasi. Konflik yang dipersepsi merupakan kesadaran oleh satu atau lebih pihak  akan adanya kondisi-kondisi yang menciptakan peluang munculnya konflik. Pada tahap ini mungkin tidak berpengaruh apapun pada perasaan satu dan yang lainnya. Baru pada tingkat perasaan, yaitu ketika orang mulai terlibat secara emosional, para pihak tersebut merasakan kecemasan, ketegangan, frustasi, atau rasa bermusuhan.

Tahap ini penting karena disinilah isu-isu konflik biasanya didefinisikan. Pada tahapan proses inilah, para pihak memutuskan konflik itu tentang apa, dan pada akhirnya ini sangat penting karena cara sebuah konflik didefinisikan akan menentukan jalan panjang menuju akhir penyelesaian konflik.

3.      Tahap 3: Maksud

Mengintervensi antara persepsi serta emosi orang dan perilaku mereka. Maksud adalah keputusan untuk bertindak dengan cara tertentu. Seseorang harus menyimpulkan maksud orang lain untuk mengetahui bagaimana sebaiknya menanggapi perilakunya itu. Banyak konflik bertambah parah semata-mata karena salah satu pihak salah dalam memahami maksud pihak lain. Selain itu, biasanya ada perbedaan yang besar antara maksud dan perilaku, sehingga perilaku tidak selalu mencerminkan secara akurat maksud seseorang.

Dengan menggunakan sifat kooperatif (kadar sampai mana salah satu pihak berupaya memuaskan kepentingan pihak lain) dan sifat tegas (kadar sampai mana salah satu pihak berupaya memperjuangkan kepentingannya sendiri), lima maksud penanganan konflik berhasil diidentifikasi:

a.       Bersaing

Yaitu hasrat untuk memuaskan kepentingan pribadi, tanpa memedulikan dampaknya atas pihak lain yang berkonflik dengannya. Perilaku ini mencakup maksud untuk mencapai tujuan anda dengan mengorbankan tujuan orang lain, berupaya meyakinkan orang lain bahwa kesimpulan anda benar dan kesimpulannya salah, dan mencoba membuat orang lain dipersalahkan atas suatu masalah.

b.      Bekerja sama

Yaitu suatu situasi dimana pihak-pihak yang berkonflik ingin sepenuhnya memuaskan kepentingan kedua belah pihak. Maksud para pihak adalah menyelesaikan masalah dengan memperjelas perbedaan ketimbang mengakomodasi berbagai sudut pandang.

c.       Menghindar

Yaitu hasrat untuk menarik diri dari konflik atau menekan sebuah konflik. Maksud dari perilaku ini adalah mencoba mengabaikan suatu konflik dan menghindari orang lain yang berbeda pendapat.

d.      Akomodatif

Yaitu kesediaan salah satu pihak yang berkonflik untuk menempatkan kepentingan lawannya di atas kepentingannya sendiri. Maksud dari perilaku ini adalah supaya hubungan tetap terpelihara, salah satu pihak bersedia berkorban.

e.       Kompromis

Yaitu situasi dimana masing-masing pihak yang berkonflik bersedia mengalah dalam satu atau lain hal. Saat itulah terjadi tindakan berbagi yang mendatangkan kompromi. Maksud kompromis ini tidak jelas siapa yang menang dan kalah. Tiba-tiba muncul kesediaan dari pihak-pihak yang berkonflik untuk membatasi objek konflik dan menerima solusi meski sifatnya sementara. Karena itu, cirri khas maksud kompromis adalah masing-masing pihak rela menyerahkan sesuatu atau mengalah.

4.      Tahap 4: Perilaku

Tahap perilaku meliputi pernyataan, aksi dan reaksi yang dibuat oleh pihak-pihak yang berkonflik. Perilaku konflik ini biasanya merupakan upaya kasat mata untuk mengoperasikan maksud dari masing-masing pihak. Tetapi perilaku ini memiliki kualitas stimulus yang berbeda dari maksud.

Jika konflik bersifat disfungsional, maka perlu dilakukan berbagai teknik penting untuk meredakannya. Para manajer mengendalikan tingkat konflik dengan manajemen konflik (conflict management), yaitu pemanfaatan teknik-teknik resolusi dan dorongan (stimulasi) untuk mencapai tingkat konflik yang diinginkan.

5.      Tahap 5: Akibat

Jalinan aksi-reaksi antara pihak-pihak yang berkonflik menghasilkan konsekuensi. Akibat atau konsekuensi itu bisa bersifat fungsional, dalam arti konflik tersebut menghasilkan kinerja kelompok, atau juga bisa bersifat disfungsional karena justru menghambat kinerja kelompok.

a.       Akibat fungsional

Meningkatnya keragaman kultur dari anggota dapat memberikan manfaat lebih besar bagi organisasi. Penelitian memperlihatkan bahwa heterogenitas antaranggota kelompok dan organisasi dapat meningkatkan kreativitas, memperbaiki kualitas keputusandan memfasilitasi perubahan dengan cara meningkatkan fleksibilitas anggota.

b.      Akibat disfungsional

Pertengkaran yang tak terkendali menumbuhkan rasa tidak senang, yang menyebabkan ikatan bersama renggang, dan pada akhirnya menuntun pada kehancuran kelompok. Diantara konsekuensi-konsekuensi yang tidak diharapkan tersebut, terdapat lambannya komunikasi, menurunnya kekompakan kelompok, dan subordinasi tujuan kelompok oleh dominasi perselisihan antar anggota.

c.       Menciptakan konflik fungsional

Salah satu cara organisasi menciptakan konflik fungsional adalah dengan memberi penghargaan kepada orang yang berbeda pendapat dan menghukum mereka yang suka menghindari konflik.

Teknik Pemecahan Konflik:

a.    Pemecahan Masalah

Pertemuan tatap muka pihak – pihak yang berkonflik dengan maksud mengidentifikasi masalah dan memecahkannya melalui pembahasan terbuka.

b.    Sasaran Atasan

Menciptakan sasarn bersama yang tidak dapat dicapai tanpa kerjasama masing – masing pihak yang berkonflik.

c.    Perluasan Sumberdaya

Bila konflik disebabkan oleh kelangkaan sumber daya (seperti: uang, kesempatan promosi, ruangan kantor) perluasan sumber daya dapat menciptakan solusi yang saling menguntungkan.

d.    Penghindaran

Menarik diri atau menekan konflik.

e.    Penghalusan

Meminimalkan arti perbedaan sekaligus menekankan kepentingan bersama antara pihak – pihak yang berkonflik.

f.      Kompromi

Setiap pihak yang berkonflik itu mengorbankan sesuatu yang berharga.

g.    Komando Otoriter

Manajemen menggunakan wewenang formalnya untuk menyelesaikan konflik dan kemudian mengkomunikasikan keinginannya ke pihak – pihak yang terlibat.

h.    Mengubah Variabel Manusia

Menggunakan teknik pengubahan perilaku manusia, misalnya: pelatihan hubungan manusia untuk mengubah sikap dan perilaku yang menyebabkan konflik.

i.      Mengubah Variabel Struktur

Mengubah struktur organisasi formal dan pola structural interaksi pihak – pihak yang berkonflik melalui perancangan ulang pekerjaan, pemindahan, penciptaan posisi koordinasi, dan sejenisnya.

Negosiasi

Definisi Negosiasi

Robbins ( 2008) menyimpulkan negosiasi adalah sebuah proses di mana dua pihak atau lebih melakukan pertukaran barang atau jasa dan berupaya untuk menyepakati nilai tukarnya.

Negosiasi adalah suatu upaya yang dilakukan antara pihak-pihak yang berkonflik dengan maksud untuk mencari jalan keluar untuk menyelesaikan pertentangan yang sesuai kesepakatan bersama.

Strategi  Negosiasi

1.      Negosiasi Menang-Kalah ( Win-Lose )

Pandangan klasik menyatakan bahwa negosiasi terjadi dalam bentuk sebuah permainan yang nilai totalnya adalah nol ( zero sum game ). Artinya apapun yang terjadi dalam negosiasi  pastilah salah satu pihak akan menang, sedangkan pihak yang lainnya kalah, atau biasa dikenal dengan pendekatan distributif.

2.      Negosiasi Menang-Menang ( Win-Win )

Pendekatan yang sama-sama menguntungkan, atau pendekatan integratif , dalam bernegosiasi memberikan cara pandang yang berbeda dalam proses negosiasi. Negosiasi menang-menang adalah pendekatan penjumlahan positif.  Situasi –situasi penjumlahan positif adalah pendekatan di mana setiap pihak mendapatkan keuntungan tanpa harus merugikan pihak lain

Dalam konteks organisasi, negosiasi dapat terjadi antara dua orang ( seperti antara atasan dengan bawahan), dalam satu kelompok ( seperti pada kebanyakan proses pengambilan keputusan dalam kelompok), antarkelompok ( seperti yang terjadi antara departemen pembelian dan penyedia material mengenai harga, kualitas, atau tanggal pengiriman, melalui internet).

Proses Negosiasi

Robbins (2008) menjelaskan tahap-tahap negosiasi sebagai berikut:

1.      Persiapan dan perencanaan :sebelum bernegosiasi perlu mengetahui apa tujuan dari Anda bernegosiasi dan memprediksi rentangan hasil yang mungkin diperoleh dari “paling baik” hingga “paling minimum bisa diterima”.

2.      Penentuan aturan dasar: begitu selesai melakukan perencanaan dan menyusun strategi, selanjutnya mulai menentukan aturan-aturan dan prosedur dasar dengan pihak lain untuk negosiasi itu sendiri. Siapa yang akan melakukan perundingan? Di mana perundingan akan dilangsungkan? Kendala waktu apa, jika ada , yang mungkin akan muncul? Pada persoalan-persoalan apa saja negosiasi dibatasi? Adakah prosedur khusus yang harus diikuti jika menemui jalan buntu? Dalam fase ini, para pihak juga akan bertukar proposal  atau tuntutan awal mereka.

3.      Klarifikasi dan justifikasi: ketika posisis awal sudah saling dipertukarkan, baik pihak pertama maupun kedua akan memaparkan, menguatkan, mengklarifikasi, mempertahankan, dan menjustifikasi tuntutan awal.

4.      Tawar – menawar dan Penyelesaian Masalah

Hakikat proses negosiasi terletak pada tindakan memberi dan menerima yang sesungguhnya dalam rangka mencari suatu kesepakatan.

5. Penutupan dan implementasi : tahap akhir dalam negosiasi adalah memformalkan kesepakatan yang telah dibuat serta menyusun prosedur yang diperlukan untuk implementasi dan pengawasan pelaksanaan. Untuk negosiasi – negosiasi besar yang mencangkup segala sesuatu dari negosiasi buruh – manajemen sampai tawar – menawar ketentuan sewa – beli untuk pembelian real estat samapi negosiasi penawaran kerja untuk posisi manajemen senior. Tahap ini mensyaratkan kesepakatan mengenai hal – hal spesifik dalam kontrak formal. Namun pada kebanyakan kasus, penutupan proses negosiasi tidak lebih formal dari sekadar berjabat tangan.

      

    

Isu-isu dalam Negosiasi

Ada empat isu kontemporer di dalam negosiasi, yaitu:

a.       - Peran suasana hati dan sifat kepribadian dalam negosiasi

Para perunding yang mempunyai suasana hati positif cenderung memperoleh hasil yang lebih baik daripada bersuasana hati negatif. Karena perunding yang gembira lebih mempercayai pihak lain maka mencapai lebih banyak penyelesaian yang saling menguntungkan. Misalnya Ibas adalah seorang manajer yang pandai di dalam bernegosiasi. Ibas setiap mulai berunding selalu mengeluarkan kelakar atau menekankan sisi positif dari apa yang hendak dipertaruhkan. Teknik yang dilaksanakan oleh Ibas ini membuat lawannya mengajukan penawaran secara lebih integratif karena mereka menyampaikan prioritas mereka, lebih akurat dalam mepersepsikan kepentingan pihak lain, dan berpikir lebih kreatif.

 -Hasil penelitian membuktikan bahwa hubungan kepribadian dengan negosiasi menunjukkan sifat-sifat kepribadian tidak memiliki pengaruh langsung yang signifikan terhadap proses tawar menawar. Contohnya para perunding yang ekstrovet seringkali gagal total ketika harus melakukan tawar menawar distributif karena orang-orang ekstrovet suka menyenangkan hati orang lain dan bersahabat cenderung suka berbagi informasi. Jadi, penawar distributif terbaik adalah orang introvert yang tidak terlalu ramah. Selain itu, ego juga berpengaruh dalam negosiasi. Orang yang mampu melepas ego mereka sendiri mampu menegosiasikan kesepakatan secara lebih baik (baik negosiasi distributif ataupun integratif).

b.     - Perbedaan gender dalam negosiasi

Laki-laki dan wanita tidak mempunyai perbedaan dalam bernegosiasi. Tetapi gender mempengaruhi negosiasi walaupun terbatas. Keyakinan bahwa wanita lebih menyenangkan dalam bernegosiasi tidak dapat dijadikan patokan karena jarang wanita yang menduduki posisi manajemen puncak. Terdapat sebuah penelitian bahwa seseorang yang tidak mempunyai banyak kekuasaan (tanpa melihat jenis kelamin) cenderung berusaha menyenangkan lawan mereka dan menggunakan taktik persuasif yang lembut daripada konfrontasi langsung dan ancaman. Kesimpulannya bahwa perempuan bisa menjadi terlalu menghukum diri sendiri karena tidak bisa ikut dalam negosiasi padahal ini merupakan kepentingan terbesar mereka.

c.     -   Perbedaan kultur dalam negosiasi

Gaya negosiasi antara budaya satu dengan yang lainnya tentu berbeda (Adler, 2002). Orang Perancis menyukai konflik, orang Cina suka mengulur-ulur perundingan tapi mereka mempunyai kepercayaan bahwa hal ini tidak akan pernah selesai, orang Jepang didalam bernegosiasi melakukan komunikasi secara tidak langsung sedangkan orang Amerika cenderung tidak sabar dalam berunding dan selalu ingin untuk disukai.

Berikut ini ada satu studi yang membandingkan orang Amerika Utara, Arab dan Rusia yang dilakukan oleh Glenn, Witmeyer dan Stevenson pada tahun 1977. Glenn et all melihat dari faktor-faktor sebagai berikut:

-      -   Gaya bernegosiasi

-      -  Cara menanggapi argumen lawan

-      -   Pendekatan untuk menghasilkan konsensi

-      -   Cara menangani negosiasi dengan tenggang waktu yang ditentukan

   

   

Ada empat peran pokok pihak ketiga, yaitu:

 

-  Mediator

Pihak ketiga yang bersikap netral yang menfasilitasi negosiasi solusi dengan menggunakan penalaran dan persuasi, menyodorkan alternatif dan semacamnya. Mediator banyak digunakan dalam negosiasi buruh dengan manajer dan dalam sengketa perdata. 

- Arbitrator 

Pihak ketiga yang memiliki wewenang untuk menentukan kesepakatan. Arbitrasi bisa bersifat voluntary ataupun mandatory. Kelebihan arbitrasi dibanding mediator adalah arbitrasi selalu menghasilkan penyelesaian.

- Konsiliator

Pihak ketiga yang dipercaya untuk membangun relasi komunikasi informal antara perunding dan lawannya. Konsiliasi banyak digunakan dalam sengketa internasional, buruh dan masyarakat. Dalam praktiknya biasanya konsiliator bertindak lebih dari sekedar saluran komunikasi.

- Konsultan

Pihak ketiga yang terlatih dan tak berpihak yang berupaya menfasilitasi pemecahan masalah melalui komunikasi dan analisis dengan dibantu oleh pengetahuan mereka mengenai manajemen konflik. Peran konsultan adalah memperbaiki hubungan antara pihak-pihak yang berkonflik sehingga mereka dapat mencapai penyelesaian sendiri.

 

       

   

I   

Leadership

Leadership

Di dalam sebuah organisasi pasti ada seorang leader yang bertanggung jawab terhadap apapun didalam organisasinya. Yang dimaksud Power yaitu Kapasitas dan kemampuan seseorang untuk mempengaruhi perilaku orang lain untuk bergerak sesuai keinginannya. Power terdiri dari 2 hal yaitu Formal power dan Personal power, dimana Formal Power dilihat dari sisi jabatan seseorang didalam struktur organisasi dan Personal Power dilihat dari bakat serta kemampuan didalam diri seseorang. Dan dibawah ini akan dijelaskan bagaimana taktik - taktik yang sering digunakan untuk mewujudkan power :

-  Legitimacy

    Yaitu menggunakan posisi dan jabatan untuk mendapatkan izin permohonan.

               Contoh: Seorang polisi lalu lintas yang mengatur lalu lintas dengan menggunkan seragam.  Polisi memiliki wewenang untuk mengatur lalu lintas.

-  Rational persuasion

    Yaitu menunjukkan argument yang logis dan factual agar apa yang anda inginkan bisa tercapai.

    Contoh: Seorang dokter yang memberi nasehat kepada pasien yang mengalami penyakit paru-paru yaitu dengan menjelaskan efek dari merokok dengan memberi buki-bukti yang nyata mengenai akibatnya tersebut.

-  Inspirational appeals

    Yaitu membangun komitmen emosional yang bisa memberikan tujuan, harapan, dan inspirasi.

    Contoh: Seorang anggota DPR Surabaya mengusulkan dan mengajukan proposal mengenai rencanarenovasi taman bungkul di Surabaya. Hal ini dilakukan untuk menambah jumlah wisatawan .

-  Consultation

    Yaitu meningkatkan bantuan dari target dengan melibatkan dia dalam rencana kita.

            Contoh: Seorang pasien yang mengalami penyakit berat datang kepada Dokter spesialis. Dokter mediagnosa mengenai penyakitnya tersebut. Dan pasien yang percaya pada hasil diagnosa dokter mengenai penyakitnya. Maka seseorang tersebut melibatkan dokter dalam kehidupannya.

-  Exchange

    Yaitu memberikan hadiah ke target dengan menginginkan sesuatu sebagai imbalan kembali.

Contoh: Karyawan perusahaan yang dituntut untuk mencapai target pemasaran yang telah ditetapkan. Dan sebagai reward pencapaian tersebut maka perusahaan memberikan bonus uang ataupun kenaikan jabatan.

-  Personal appeals

    Yaitu meminta sesuatu berdasarkan hubungan pertemanan.

               Contoh: Budi dan Arif merupakan teman sejak kecil. Dan suatu ketika Budi mengalami masalah keuangan dan akhirnya ia berencana meminjam uang kepada Arif. Motif yang digunakan yaitu kepercayaan terhadap Budi yang menjadi sahabat lama.

-  Ingratiation

    Yaitu menggunakan pujian dan tindakan yang ramah untuk mendapatkan apa yang diinginkannya.

            Contoh: Seorang karyawan yang mentraktir atasannya yang tujuannya agar lebih akrab dengan atasannya serta ia menginginkan untuk dirinya naik jabatan.

-  Pressure

    Yaitu menggunakan peringatan, tuntutan berulang kali, dan ancaman.

Contoh: Seorang karyawan yang bekerja diperusahaan dan telah mendapat surat teguran sebanyak 2 kali maka ia mendapat pemotongan gaji karena kelalaiannya dalam bertugas.

-  Coalitions

Yaitu melakukan bantuan kepada pihak lain agar mendapatkan tujuannya.

Contoh:  Dalam pemilu ataupun pemilihan calon legislatif, seorang pemimpin berusaha untuk merebut suatu kemenangan yaitu dengan cara menggabungkan dua organisasi atau lebih.

Komunikasi

KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses dimana terjadi penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dalam bentuk verbal maupun non verbal ataupun secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media).

Kemampuan komunikasi yang baik sangat penting untuk kesuksesan karir. Banyak orang menghabiskan hampir 70% dari waktu mereka dengan berkomunikasi seperti menulis, membaca, berbicara dan mendengarkan. Namun, lebih dari sekedar menyampaikan pesan kepada komunikan (penerima pesan), makna dari pesan tersebut juga harus dipahami.

Contoh: Jika salah satu anggota kelompok hanya bisa berbicara bahasa Jerman dan anggota yang lain tidak tahu/mengerti bahasa tersebut, pembicara yang berbicara bahasa Jerman tidak akan sepenuhnya dipahami & diperhatikan. Oleh karena itu, komunikasi harus mencakup penyampaian informasi dan pemahaman makna dari pesan tersebut.

FUNGSI KOMUNIKASI

Komunikasi yang sempurna terjadi apabila si pengirim pesan menyampaikan pesan kepada penerima pesan sama persis dengan apa yang dia pikirkan. Fungsi komunikasi yang utama dalam suatu kelompok atau organisasi ada 4 yaitu: kontrol, motivasi, ekspresi  emosional dan informasi.

Komunikasi dalam pandangan fungsi kontrol adalah sebagai cara untuk mengetahui apakah orang lain tetap sesuai pada jalur yang ditetapkan oleh kita atau tidak dan juga mengetahui bagaimana keadaan orang lain sehingga kita bisa membantu memutuskan sesuatu yang sesuai dengan keadaan orang tersebut.

Fungsi komunikasi juga sebagai alat untuk memberikan motivasi kepada orang lain. Fungsi motivasi dan kontrol pada komunikasi  hampir sama tujuannya, yaitu untuk memastikan apakah orang lain tetap pada jalur yang kita inginkan atau tidak, tetapi kalau fungsi kontrol lebih memaksa atau force (memberikan konsekuensi nyata jika dilanggar). Fungsi motivasi lebih kepada cara-cara yang sifatnya soft (lembut) namun biasanya langsung menyentuh kepada nuraninya.

Komunikasi juga merupakan sarana penyalur ekspresi emosional seseorang dan hal itu merupakan kebutuhan sosial setiap orang. Kita bisa menyampaikan emosi yang kita rasakan melalui komunikasi. Biasanya kita butuh seseorang utnuk mendengar  dan mau berbagi beban emosi kita, namun tak jarang kita mengharapkan nasehat dan tanggapan lisan dari orang lain.

Fungsi akhir dari komunikasi juga untuk memfasilitasi proses pengambilan keputusan. Proses komunikasi memberikan informasi dari setiap indivdu dan kelompok yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Jadi, komunikasi merupakan sebuah proses yang bertujuan untuk memberikan informasi dari sumber kepada penerima yang pada akhirnya melahirkan feedback (umpan balik).

PROSES KOMUNIKASI

Contoh model komunikasi yang sederhana digambarkan dibawah ini: 

Pengirim—>Berita—>Penerima

Jika salah satu elemen komunikasi tidak ada maka komunikasi tidak akan berjalan. Ada komponen-komponen dalam komunikasi antara lain:

· Pengirim (Sender) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai kepentingan mengkomunikasikan kepada orang lain.

• Pengkodean (Encoding) terjadi saat pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan ke dalam simbol atau isyarat.

• Pesan (Message) terdapat dalam segala bentuk, biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.

• Saluran (Chanel) adalah cara mentransmisikan pesan, misal kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan.

• Penerima (Receiver) adalah orang yang menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak akan terjadi.

• Penafsiran kode (Decoding) adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh penerima, maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.

Beberapa bagian yang ada dalam proses komunikasi juga yaitu:

• Gangguan (Noise) dapat berupa faktor-faktor fisik atau psikologis yang dapat mengganggu kelancaran proses komunikasi.

• Umpan balik (Feedback) adalah tanggapan dari penerima terhadap pengirim pesan dimana penerima memberikan respon terhadap pesan yang diberikan.

ARAH PROSES KOMUNIKASI

Downward Communication

ü  Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat suatu kelompok atau organisasi ke tingkat yang lebih rendah.

ü  Para pemimpin dan manajer menggunakannya untuk menetapkan tujuan, petunjuk kerja, penjelasan kebijakan dan prosedur, menunjukan masalah yang memerlukan perhatian dan menawarkan umpan balik tentang kinerja.

ü  Penelitian menunjukan bahwa komunikasi manajerial harus diulang beberapa kali dan melalui berbagai media yang berbeda untuk menjadi benar benar efektif.

ü  Masalah lain dalam Downward Communication adalah manajer memberitahu karyawan tapi jarang meminta nasihat atau pendapat mereka.

ü  Komunikasi yang baik adalah menjelaskan alasan-alasan di balik Downward Communication tetapi juga meminta komunikasi dari karyawan juga.

Upward Communication

ü  Komunikasi mengalir ke tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi itu digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, menginformasikan mereka kemajuan menuju tujuan dan masalah saat ini.

ü  Upward Communication membuat manajer untuk memperhatikan bagaimana karyawan mengetahui tentang pekerjaan mereka, rekan kerja, dan organisasi pada umumnya.

ü  Manajer juga mengandalkan Upward Communication untuk ide-ide mengenai kondisi untuk dapat ditingkatkan.

ü  Upward Communication semakin sulit karena membuat manajer menjadi tidak bisa mengontrol dan mudah terganggu :

§  Mencoba untuk mengurangi gangguan.

(bertemu di ruang konferensi jika Anda bisa, daripada kantor bos atau bilik)

§  Berkomunikasi dalam headline bukan paragraph.

(tujuan Anda adalah untuk mendapatkan perhatian bos Anda, tidak terlibat dalam berkelok-kelok diskusi)

§  Mendukung headline dengan item untuk ditindaklajuti.

(apa yang anda percayai seharusnya terjadi)

§  Mempersiapkan sebuah agenda untuk memastikan bahwa anda memperhatikan setiap instruksi dengan baik.

Lateral Communication

ü  Komunikasi yang terjadi diantara anggota kelompok kerja yang sama, anggota kelompok kerja pada tingkat yang sama, manajer pada tingkat yang sama, atau lainnya horizontal

ü  Mengapa Lateral Communication dibutuhkan jika grup atau sebuah organisasi vertical communication menjadi efektif?

§  Lateral Communication menghemat waktu dan memudahkan koordinasi

ü  Beberapa hubungan lateral resmi sanksi, lebih sering terkadang mereka secara informal diciptakan untuk sirkuit pendek hierarki vertical dan mempercepat tindakan.

ü  Struktur vertikal yang formal dapat membuat komunikasi menjadi tidak efisien.

ü  Lateral Communication yang terjadi dengan pengetahuan dari manajem;n dan dukungan yang bermanfaat. Tetapi juga menjadi dysfunctional conflicts ketika:

§  Saluran vertical formal dilanggar.

§  Anggota atau seluruh atasan mereka pergi untuk menyelesaikan sesuatu.

§  Bos menemukan tindakan yang telah diambil atau keputusan yang di buat tanpa sepengetahuan mereka.

KOMUNIKASI PERSEORANGAN

Oral Communication

ü  Sarana untuk penyampaian pesan, seperti pidato resmi pada suatu kelompok diskusi, rumor diskusi atau lainnya merukan bentuk popular dari Oral Communication.

ü  Keuntungan dari Oral Communication adalah kecepatan dan umpan balik.

ü  Kita dapat menyampaikan pesan verbal dan menerima respon dalam waktu yang singkat, jika penerima tidak yakin dengan pesan tersebut umpan balik yang cepat dapat memungkinkan pengirim untuk dengan cepat mendeteksi dan memperbaikinya.

ü  Kelemahan utama dalam Oral Communication adalah setiap kali pesan yang dikirim harus melewati sejumlah orang.

ü  Dalam sebuah organisasi dimana sebuah keputusan dam komunikasi lain secara lisan melewati atas dan ke bawah hierarki kewenangan, kesempatan besar muncul pesan menjadi terdistorsi.  

Written Communication

ü  Komunikasi tertulis meliputi memo, surat-surat, transmisi fax, email, pesan singkat, organizational periodical, pemberitahuan yang ditempatkan di papan buletin (termasuk yang elektronik) dan perangkat lain yang mentransmisikan via tertulis dengan kata kata atau symbol.

ü  Mengapa pengirim akan memilih Written Communication? Ini sering nyata dan dapat diverifikasi. Baik pengirim dan penerima memiliki catatan dari komunikasi tersebut dan pesan dapat disimpan untuk waktu yang tidak terbatas.

ü  Jika terbatas ada pertanyaan tentang isinya, pesan secara fisik tersedia untuk referensi nanti. Fitur ini sangat penting untuk komunikasi yang kompleks dan panjang.

ü  Manfaat akhir dari semua Written Communication berasal dari proses itu sendiri. biasanya dipaksa untuk berpikir lebih menyeluruh tentang apa yang mereka ingin sampaikan dalam pesan tertulis daripada dalam satu pembicaraan. Dengan demikian, komunikasi tertulis lebih mungkin dipikirkan dengan baik, logis, dan jelas.

ü  Written Communication memiliki kelemahan. Kerugian utama lainnya adalah kurangnya dibangun dalam mekanisme umpan balik. Tapi email memo atau mengirim pesan instan tidak memberikan jaminan telah diterima atau bahwa penerima akan menafsirkannya sebagai pengirim dimaksudkan.

Nonverbal Communication

ü  Nonverbal Communication meliputi gerakan tubuh, intonasi atau penekanan yang kita berikan kepada kata kata, ekspresi wajah, dan jarak fisik antara pengirim dan penerima.

ü  Dua hal yang paling penting yang melekat pada bahasa tubuh adalah

a.      Sejauh mana kita menyukai hal hal yang lain dan yang menarik.

b.      Status yang dirasakan pengirim dan penerima.

ü  Posisi tubuh atau gerakan dapat mengkomunikasikan sesuatu melalui emosi yang ada dibalik pesan tetapi ketika dihubungkan dengan bahasa lisan memberikan makna yang lebih lengkap kepada pengirim pesan.

ü  Ekspresi wajah juga dapat menyampaikan makna, seperti wajah yang menggeram menyampaikan sesuatu yang berbeda dari sebuah senyuman. Ekspresi wajah bersama dengan intonasi dapat menunjukan arogansi, agresivitas, rasa takut, rasa malu, dan karakteristik lainnya.

ü  Jarak fisik juga dapat menyampaikan makna, maksudnya apa yang dianggap jarak yang tepat oleh setiap orang tergantung pada norma norma budaya mereka masing masing.

ü  Kita sangat penting untuk berhati hati terhadap aspek aspek Nonverbal Communication dan mencari isyarat nonverbal serta arti harafiah dari kata kata si pengirim pesan serta harus menyadari kontradiksi diantara pesan tersebut.

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Formal Small-group Networks

Jaringan komunikasi menunjukkan aliran informasi dalam organisasi. Terdiri dari 3 bentuk :

1. Jaringan komunikasi roda (wheel network): informasi mengalir dari dan ke satu anggota sentral. Ada seorang pemimpin yang menjadi focus perhatian. Ia dapat berhubungan dengan seluruh anggota kelompok, tetapi setiap anggota kelompok hanya dapat berhubungan dengan pemimpinnya. Jadi, pemimpin sebagai komunikator dan anggota kelompok sebagai komunikan yang dapat melakukan feedback pada pemimpinnya namun tidak dapat berinteraksi dengan sesama anggota kelompoknya karena yang menjadi fokus hanya pemimpin tersebut. Contohnya, pada kuis tanya jawab di kelas, guru sebagai pemimpin dan fokus perhatian dapat berhubungan dengan seluruh anggota kelas sedangkan murid di kelas tidak dapat berkomunikasi dengan sesama murid, mereka hanya dapat berkomunikasi dengan gurunya.
2. Jaringan komunikasi rantai (chain wheel): anggota berkomunikasi dengan orang di sebelahnya secara berurutan. Aatu anggota hanya dapat berkomunikasi dengan satu anggota lain lalu anggota lain tersebut dapat menyampaikan pesan tersebut pada anggota lainnya lagi begitu seterusnya. Sebagai contoh, si A dapat berkomunikasi dengan B, B dengan C, C dengan D, dan begitu seterusnya. Bentuk komunikasi ini bisa dilakukan oleh agen terselubung untuk menyampikan pesan melalui satu orang pada orang selanjutnya dan orang selanjutnya itu menyampaikan pesan pada agen lainnya lagi.
3. Jaringan komunikasi semua saluran (all channel network): komunikasi dalam tim, komunikasi tingkat tinggi antar anggota organisasi. Setiap anggota dapat berkomunikasi dan melakukan timbal balik dengan semua anggota kelompok yang lain. Misalnya dalam rapat organisasi, setiap anggota dapat menyampaikan pendapat dan bertukar pikiran.

Grapevine

The grapevine atau bisa diartikan dalam bahasa Indonesia 'Komunikasi Selentingan', istilah ini sering digunakan bergantian dengan istilah komunikasi informal. Berawal pada tahun 1860-an saat Perang Saudara Amerika, digunakan sebagai istilah penggambaran garis telegraf yang digantung di antara pepohonan seperti anggur. The grapevine/komunikasi informal dianggap tidak terlalu efektif karena sistem telegraf bukan sumber komunikasi terpercaya pada saat itu. Hampir satu abad kemudian, diketahui bahwa jalur komunikasi informal/the grapevine tidak menyerupai sekelompok anggur.

Faktanya, komunikasi selentingan atau the grapevine terjadi ketika komunikasi formal tidak cukup. Hasil penelitian telah menyimpulkan bahwa komunikasi informal sangat baik terjadi saat tidak mencukupinya informasi yang dapat ditularkan melalui komunikasi formal. Beberapa teori organisasi mengakui bahwa the grapevine atau komunikasi informal dibutuhkan dalam kehidupan berorganisasi.

Metode the grapevine bekerja pada satu orang. Biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi. Orang pertama mengirim pesan ke orang kedua dan orang ketiga. Kemudian, orang kedua memberitahu orang keempat dan orang kelima. Dan orang ketiga mengatakan pada orang keenam. Tidak semua peserta dalam the grapevine mengirim pesan. Beberapa hanya menerima. Informasi dalam the grapevine dikenal sebagai rumor/gosip. Penggunaan the grapevine seperti ini biasanya umum antara manajer dengan karyawan subdivisi.

Dilihat dari keadaan, jenis rumor diklasifikasikan menjadi dua kelompok, spontan dan terencana. Rumor spontan tersebar ketika orang-orang dalam keadaan stres atau saat berada di lingkungan yang tidak dapat dipercaya. Rumor terencana menyebar dalam lingkungan yang sangat kompetitif.

Dilihat dari informasinya, rumor terdiri dari rantai gosip dan rantai tandan. Rantai gosip terbentuk saat satu orang menyebarkan pesan ke orang banyak. Tiap orang ini, selanjutnya, merahasiakan informasi tersebut atau menyampaikan ke orang lain lagi. Rantai gosip cenderung melibatkan informasi pribadi. Tipe rumor lain yang umum adalah rantai tandan, dimana satu orang menyebarkan informasi kepada sejumlah kecil individu terpilih. Beberapa dari penerima informasi selanjutnya menyebarkan informasi kepada sejumlah kecil individu lain berikutnya; sisanya menyimpan informasi untuk diri sendiri. 

 

Semakin banyak riset menemukan bahwa kandungan informasi dari rumor cukup akurat, khususnya bila informasi itu didasarkan fakta bukan spekulasi. Sebuah studi baru-baru ini menemukan rumor memiliki keakuratan 75% sampai 95%. Hampir 75% dari semua organisasi, praktik, kebijakan, dan prosedur yang dikomunikasiakan dengan cara the grapvine. Frekuensi komunikasi informal semakin meningkat dalam banyak organisasi, dikarenakan dua alasan dasar. Pertama, peningkatan aktivitas merger, akuisi, dan pengambilalihan. Karena aktivitas ini bisa sangat mempengaruhi anggota organisasi, mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk membicarakannya. Kedua, seiring makin banyaknya korporasi yang memindahkan fasilitas dari pusat ke daerah pinggiran, karyawan cenderung berbicara sedikit dengan orang - orang dari luar organisasi, dan semakin sering berbicara dengan satu sama lain. 

Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan. Komunikasi informal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang meresahkan karyawan.

Beberapa saran untuk meminimalkan konsekuensi negatif dari rumor:

a.      Mengumumkan daftar waktu untuk membuat keputusan-keputusan penting

b.      Menjelaskan berbagai keputusan dan perilaku yang tampak tidak konsisten atau bersifat rahasia

c.    Menekankan aspek negatif, begitu juga aspek positif, dari keputusan-keputusan dan rencana masa depan terbaru

d.      Secara terbuka, mendiskusikan kemungkinan-kemungkinan terburuk – hal ini tidak akan memprovokasi kekhawatiran seperti halnya khayalan yang tak terucapkan

Upaya menghilangkan rumor tidak akan berhasil, tetapi manajer bisa mengendalikan rumor untuk tingkat tertentu. Dengan menciptakan jalur-jalur komunikasi terbuka dan merespon informasi tidak akurat secara tegas manajer bisa meminisasi kerusakan yang bisa ditimbulkan rumor. Rumor bisa menjadi aset. Dengan mengenali individu kunci dari rantai rumor, manajemen dapat mengendalikan informasi yang mereka terima dan menggunakan rumor untuk mengetahui reaksi karyawan terhadap ide baru seperti perubahan kebijakan personalia. Manager juga bisa mendapatkan informasi bernilai dari rumor untuk memperbaiki proses pembuatan keputusan.

Inovasi Teknologi komunikasi

1.      E-mail : menggunakan internet sebagai media untuk mengirim pesan dan dokumen.

Kita dapat menulis, mengedit, menyimpan file, dan mengirim pesan ke berbagai alamat dengan mudah dan biaya yang sangat minim, dibandingkan dengan mencetak, menduplikasi dokumen dan mengirimkan dokumen tersebut secara manual. Resiko:

a.      Salah mentafsir pesan

b.      Time consuming nature. Saran agar terhindar dari resiko ini:

-          Jangan mengecek e-mail di pagi hari

-          Check e-mail 2x sehari

-          Unsubscribe. Stop berita yang kamu tidak begitu butuhkan

-          Kurangi mengirim e-mail

-          Menghapus semua e-mail dan memulai dari awal

c.       Tidak mampu melihat emosi dari orang yang mengirim pesan

d.      Kerahasiaan tidak terjamin

2.  Instant Messaging and Text Messaging : menggunakan media elektronik sama seperti e-mail. Perbedaannya IM langung terjadi diwaktu yang nyata, dan TM menggunakan alat komunikasi portable.

IM > Contoh media Instant Messaging yaitu seperti Yahoo Messenger , Google, Skype, Live Messenger dan masih banyak lagi.

TM > mengirimkan pesan menggunakan HP

3.     Social Networking : kegiatan menjalin hubungan dengan orang lain melalui social media sites / situs jejaring sosial yang ada di internet. Bisa diakses di mana saja, kapan saja dan oleh siapa saja. situs sosial menggunakan akun e-mail untuk log in sebagai pengguna.

Contoh : Facebook, LinkedIN

4.   Blog: merupakan singkatan dari web log adalah bentuk aplikasi web yang menyerupai tulisan-tulisan (yang dimuat sebagai posting) pada sebuah halaman web umum. Tulisan-tulisan ini seringkali dimuat dalam urut terbalik (isi terbaru dahulu baru kemudian diikuti isi yang lebih lama), meskipun tidak selamanya demikian. Situs web seperti ini biasanya dapat diakses oleh semua pengguna Internet sesuai dengan topik dan tujuan dari si pengguna blog tersebut.  Organisasi dan perusahaan hampir selalu menggunakan blog untuk menampilkan profil lengkap perusahaannya. Twitter adalah salah satu situs sosial dimana pengguna dapat  memasukkan micro-blog

5.  Video conferencing: memudahkan karyawan meeting dengan siapapun yang berada di tempat berbeda dengan video tatap muka dan suara yang dapat langsung didengar. Yang harus diperhatikan adalah menstimulasi pertanyaan yang melibatkan seluruh partisipan, sehingga menghindari peserta yang tersambung tetapi tidak memperhatikan diskusi

Mengatur Informasi

Penelitian mengungkapkan 43% waktu karyawan dihabiskan untuk membalas e-mail tidak penting dan tidak crusial, dan menjelajah internet. Sedangkan 25% dihabiskan untuk membalas e-mail penting.

Maka dari itu, sebuah perusahaan melakukan eksperimen selama 8 bulan untuk kembali meningkatkan produktivitas karyawan.

Caranya :

1 grup karyawan diharuskan untuk mengurangi jam pemakaian gadget di perusahaan dan dikehidupan sehari – hari selama 4 jam dihari selasa, sedangkan kelompok lain menggunakan gadget seperti rutinitas sebelumnya. Ternyata, grup pertama mengalami peningkatan produktivitas dan sebanyak 75% anggotanya menyarankan agar metode ini di jalankan bersama di perusahaannya.

•      Berurusan dengan informasi yang berlebihan :

            sangat dianjurkan untuk mengurangi frekuensi penggunakan teknologi komunikasi

•      Ancaman keamanan informasi :

Keamanan informasi dapat terganggu oleh virus dan hacker. Suatu organisasi dapat meredakan kekhawatiran karyawan dengan melibatkan mereka dalam pembuatan kebijakan keamanan informasi dan memberi mereka kontrol atas bagaimana informasi pribadi mereka digunakan

PILIHAN SALURAN KOMUNIKASI

Saluran berbeda dalam kapasitas mereka untuk menyampaikan berbagai  informasi yang mereka dapat:

1. Menangani beberapa isyarat secara bersamaan

2. Memfasilitasi umpan balik yang cepat

3. Menjadi sangat pribadi

Percakapan langsung memiliki skor tertinggi dalam saluran karena mengirimkan informasi terbesar per episode komunikasi—beberapa isyarat informasi (kata-kata, postur, ekspresi wajah, gerak tubuh, intonasi), umpan balik langsung (baik verbal dan nonverbal), dan sentuhan pribadi menjadi ada. Media tertulis impersonal seperti laporan formal dan buletin dilaporkan memiliki skor terendah dalam saluran komunikasi.

Pesan rutin cenderung lurus ke depan dan memiliki ambiguitas yang minim; saluran komunikasi terendah dapat membawa mereka secara efisien. Komunikasi non rutin cenderung rumit dan memiliki potensi untuk terjadi salah pengertian.

Aturan berikut dapat membantu untuk mengurangi salah tafsir ketika berkomunikasi dengan orang-orang dari budaya yang berbeda:

1. Asumsikan perbedaan sampai kesamaan terbukti

2. Tekankan deskripsi bukan interpretasi atau evaluasi

3. Praktek emphaty

4. Perlakukan interpretasi Anda sebagai hipotesis kerja

Pemrosesan otomatis membutuhkan sedikit waktu dan usaha yang rendah, sehingga masuk akal untuk menggunakannya untuk memproses pesan persuasif yang terkait dengan topik Anda tidak peduli seberapa banyak topiknya. Kerugiannya adalah bahwa hal itu memungkinkan kita mudah tertipu oleh berbagai trik, seperti jingle lucu atau foto glamor.

Pengolahan terkendali adalah suatu pertimbangan rinci bukti dan informasi mengandalkan fakta, angka, dan logika. Pengolahan terkendali membutuhkan usaha dan energi, tapi lebih sulit untuk menipu seseorang yang telah meluangkan waktu dan usaha untuk terlibat di dalamnya. Ada beberapa aturan praktis untuk menentukan jenis pengolahan apa yang akan digunakan penonton :

1. Tingkat bunga. Tingkat bunga mencerminkan keputusan yang akan berdampak pada kehidupan Anda. Ketika orang-orang yang sangat tertarik dengan hasil keputusan, mereka lebih cenderung untuk memproses informasi dengan hati-hati.

2. Sebelum pengetahuan. Orang-orang yang sangat baik dalam menerima informasi tentang suatu subyek juga lebih mungkin untuk menggunakan strategi pengolahan terkendali. Mereka telah memikirkan berbagai argumen untuk atau terhadap resiko suatu aksi tertentu, dan karena itu mereka tidak akan mudah mengubah posisi mereka kecuali sangat baik, alasan bijaksana disediakan.

3. Kepribadian. Membutuhkan kognisi yang tinggi adalah sifat kepribadian individu yang paling mungkin untuk diyakinkan oleh bukti dan fakta-fakta. Mereka yang membutuhkan kognisi lebih rendah cenderung untuk menggunakan strategi pengolahan otomatis, mengandalkan intuisi dan emosi untuk memandu evaluasi pesan persuasive mereka.

4. Karakteristik Pesan. Pesan disediakan melalui saluran komunikasi yang relatif ramping, dengan sedikit kesempatan bagi pengguna untuk berinteraksi dengan isi pesan, cenderung mendorong pemrosesan otomatis. Sebaliknya, pesan yang diberikan melalui saluran komunikasi yang lebih kaya, seperti artikel majalah lama, cenderung mendorong proses yang lebih deliberatif.

Implikasi yang paling penting yang kemungkinan akan digunakan dari semua penelitian ini adalah untuk mencocokkan pesan persuasif Anda dengan jenis pengolahan audiens Anda. Di sisi lain, ketika penonton tertarik pada topik, ketika mereka kebutuhan kognisi tingkat tinggi, atau ketika informasi ditransmisikan melalui saluran yang kaya, maka itu adalah ide yang lebih baik untuk fokus pada argumen rasional dan bukti-bukti untuk membuat kasus Anda.

HALANGAN TERHADAP KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Beberapa halangan dapat memperlambat dan mengubah komunikasi menjadi tidak efektif, diantaranya yaitu:

1. Penyaringan

Dalam proses menyaring informasi ini, pengirim pesan dengan sengaja menyaring dan menyeleksi informasi sehingga penerima hanya menerima pesan yang baik dan bagus saja. Sebagai contoh: Seorang manajer yang melaporkan informasi kepada bosnya berupa informasi yang baik-baik saja merupakan bentuk penyaringan informasi, karena tidak semua informasi yang disampaikan.

2. Persepsi Penyeleksian

Persepsi penyeleksian menyebabkan seseorang melakukan komunikasi berdasarkan apa yang menjadi kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadi orang tersebut. Sebagai contoh: seorang pewawancara yang mengharapkan karyawan wanita untuk melamar akan lebih cenderung positif dan antusias saat ada pelamar kerja wanita dibandingkan pelamar kerja pria.

3. Kelebihan Informasi

Setiap individu punya kapasitas terbatas untuk memproses data. Ketika informasi yang diterima melebih kapasitas kita dalam menerima, maka terjadilah kelebihan informasi. Sebagai contoh: seorang karyawan yang menerima informasi terlalu banyak dari bosnya akan menyebabkan karyawan tersebut menjadi stress dan terbeban dengan banyak informasi yang diperoleh, sehingga menghambat feedback dari karyawan tersebut.

4. Emosi

Seseorang dapat menterjemahkan pesan yang sama dengan berbeda saat pesan tersebut disampaikan dalam kondisi marah dan kondisi bahagia. Sebagai contoh: seorang anak yang dinasehati orang tuanya dengan kasih sayang dan penuh canda akan memiliki respon yang berbeda dengan anak yang dinasehati orang tuanya dengan penuh amarah dan bentakan.

5. Bahasa

Kata-kata yang sama bisa memiliki arti yang berbeda dalam bahasa yang berbeda. Bahkan dalam bahasa yang sama pun, setiap orang bisa memiliki pengertian yang berbeda satu sama lain. Usia dan konteks kejadian menjadi 2 faktor yang berpengaruh besar terhadap perbedaan tersebut. Contoh: dalam bahasa Medan, tulang berarti paman, sedangkan dalam bahasa Indonesia tulang artinya tulang.

6. Hening/Bungkam

Mudah bagi seseorang untuk memilih diam dan tidak berkomunikasi, karena adanya alasan kurangnya informasi yang diterima. Diam/bungkam dan menyembunyikan informasi merupakan hal yang umum dan juga merupakan masalah. Penelitian menunjukkan setiap karyawan setidaknya akan bungkam/diam mengenai suatu urusan/persoalan yang signifikan. Hal ini menyebabkan adanya halangan bagi manajer untuk berkomunikasi dan mengetahui mengenai informasi tentang masalah apa yang terjadi, baik secara operasonal maupun faktor psikologi orang tersebut.

7. Ketakutan/Kekhawatiran dalam Komunikasi

Banyak orang yang memiliki ketakutan/kekhawatiran dalam proses komunikasi langsung. Sebagian besar orang mengalami kesulitan saat berkomunikasi tatap muka secara langsung, sehingga banyak orang yang mengandalkan media/sarana untuk berkomunikasi seperti catatan atau telpon. Hal ini menjadi halangan dalam proses komunikasi yang efektif karena adanya faktor eksternal yang dapat menyebabkan tidak tersampaikannya pesan. 

8. Berbohong/Menipu

Halangan komunikasi yang efektif terakhir ialah berbohong. Saat seseorang berbohong maka pesan yang sesungguhnya tidak tersampaikan dengan baik sehingga antara penerima maupun pengirim pesan tidak memiliki informasi yang sama. Mengenai berbohong dalam proses komunikasi merupakan hal yang berbahaya karena tidak semua orang dapat mendeteksi apakah pesan yang disampaikan merupakan informasi yang benar atau kebohongan.

IMPLIKASI GLOBAL

Faktor perbedaan budaya menciptakan potensi adanya masalah dalam komunikasi. Beberapa dampak implikasi global dalam proses komunikasi:

Hambatan Budaya

Ada beberapa masalah  yang berkaitan dengan kesulitan bahasa dalam komunikasi lintas budaya. Pertama adalah hambatan yang disebabkan oleh semantik (makna dari kata). Kata-kata memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda, terutama orang-orang dari budaya nasional yang berbeda. Kedua adalah hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata. Kata-kata menyiratkan hal yang berbeda dalam bahasa yang berbeda. Ketiga adalah hambatan yang disebabkan oleh nada yang berbeda. Dalam beberapa budaya, bahasa sangat formal dalam berkomunikasi, tetapi dalam budaya yang lain ada beberapa nada yang dapat merubah konteks bahasa yang kita ucapkan. Keempat adalah perbedaan yang berada dalam toleransi konflik dan metode untuk menyelesaikan konflik. Konflik langsung akan membuat sumber perbedaan pendapat mereka terang-terangan. 

Konteks Budaya

Budaya cenderung berbeda dalam mempengaruhi makna individu dan proses komunikasi.
Dalam high-context cultures (Asia), orang sangat bergantung pada gaya non-verbal dan isyarat halus dalam berkomunikasi.

Dalam low-context cultures (Eropa dan Amerika Selatan) umumnya bergantung pada berbicara dan menulis untuk menyampaikan makna.